شایدشماهم تابحال به یک برنامه پشتیبانگیری برای داده‌هاواطلاعات خودنیازپیداکرده باشید.دراین مقاله میخواهیم یکی ازبرنامه‌های پشتیبانگیری که برای سیستم عامل اندروید،ios،ویندوز و…استفاده میشودرابه شمامعرفی کنیم.
این نرم‌افزار درسال ۲۰۰۷توسط یک دانشمندایرانی بنام آرش فردوسی ویک دانشمندآمریکایی بنام Drew Houston طراحی وساخته شده است.این برنامه توانست درسال۲۰۱۰بیش از۱۰درصدبازار درزمینه کاری خودراتحت پوشش قراردهد. یکی ازمزایای دراپ باکس آن است که باهرسیستم عاملی میتواندخود راسازگارکند.امکانات وقابلیتهای بسیاری داردکه باتوجه به طرحهای انتخابی دراختیارکاربران قرارمیگیرد.درادامه باماهمراه باشیدتابااین برنامه کاربردی وقابلیتهای آن بیشتر آشناشوید.

طرحهای سرویس دراپ باکس

این وب سایت دارای دو فضای متفاوت برای کاربران است.کاربرانی که میخواهندبصورت رایگان ازآن استفاده کنندتنها۲گیگابایت فضادراختیارشان قرارمیگیرد،درصورتیکه به فضای بیشتری نیازداشته باشیدبایدهزینه آن رابپردازید.این وب سایت طرحهای مختلفی چون پلاس،حرفه‌ای و… رابرای کاربران درنظرگرفته است که هرکدام ازآنهاهزینه خاص خود رادارند.
ازامکاناتی که این طرحهادراختیارکاربران قرارمیدهندمیتوان به واترمارک برای فایلها،تاریخ انقضا و…اشاره کرد.

شروع استفاده ازDrop Box

برای استفاده ازدراپ باکس ابتداباید وارد وب سایت آن شود،آدرس وب سایت دراپ باکس است.اگر واردسیستم نشده باشید،زمانیکه وارد وب سایت میشویدازشماآدرس ایمیل ورمزورود میخواهد.بعدازواردکردن این دو گزینه روی قسمت sign inکلیک کنید.اگرتابحال ازدراپ باکس استفاده نکرده باشیدبایدبرای خودیک حساب کاربری بسازید،ساخت این حساب کاربری کاملارایگان است وهیچ هزینه‌ای برایتان نخواهدداشت.
برای ساخت حساب کاربری ابتداباید روی Sign up for freeکلیک کرده واطلاعات خواسته شده رابدرستی واردکنید.این اطلاعات عبارتنداز:

Fist name:نام خود رادراین بخش واردکنید.

Last name:نام خانوادگی خودرا هم دراین بخش واردکنید.

Email:ایمیلی که فعال است وبه آن دسترسی داریدراواردکنید.

Password:یک رمزپسوردمناسب برای دراپ باکس خودانتخاب کنید.

سپس تیک گزینه I agree to Dropbox Termsراانتخاب کنید و واردایمیل خودشوید.دربخش ایمیلهای دریافتی،ایمیلی ازطرف وب‌ سایت دراپ باکس برای شماارسال میشود.باکلیک روی گزینهverify your email ایمیل راتاییدکنیدوروی لینک ارسال شده کلیک کنیدتاحساب کاربری شمافعال شود.اکنون حساب کاربری شمادردراپ باکس ساخته شده است وبراحتی میتوانیدبه آن دسترسی داشته باشید.

نصب اپلیکیشن دراپ باکس

یکی ازویژگیهای مهم دراپ باکس داشتن اپلیکیشن است.درواقع بااپلیکیشن آن میتوانیدروی هردستگاهی به آن دسترسی پیدا کنید.درحال حاضراپلیکیشن دراپ باکس رامیتوانیدروی اندروید،ios،مک وکامپیوترشخصی نصب کنید.کاربران میتوانندازطریق سه دستگاه به دراپ باکس موردنظردسترسی پیداکنند،درصورتیکه بخواهیدتعداد دستگاه‌های متصل به دراپ باکس راافزایش دهیدبایدهزینه جداگانه آن رابپردازیدوازطرح پولی آن استفاده کنید.این موضوع تنهامربوط به اپلیکیشن آن است ودررابطه با وب سایت دراپ باکس هیچ محدودیتی وجودنخواهدداشت.

آشنایی بااصول اولیه‌ی نحوه‌ی استفاده ازDrop Box

برای کاربادراپ باکس بایدبامحیط اولیه آن آشنایی داشته باشید:

• پوشه دراپ باکس:بعدازراه‌اندازی دراپ باکس وورود به حساب کاربری،باپوشهmagic folderروبه‌رو خواهیدشد.دراین پوشه تمام فایلهای ذخیره شده درحساب همگام سازی میشود.به این ترتیب میتوانیدازهردستگاهی به آن دسترسی داشته باشید.برای ذخیره اطلاعات روی این پوشه هیچ محدودیتی وجودنداردوهراندازه فایلی که بخواهیدمیتوانیددرآن ذخیره کنید.
• تیک سبز:این تیک سبز نشان‌دهنده تغییرات درفایل است،تغییراتی که باموفقیت همگام‌سازی شده باشد.
• دایره آبی:دایره آبی نشان‌دهنده فایلی است که درحال همگام‌سازی است.
• دایره قرمزهمراه باضربدر:این دایره نشان میدهدکه درهنگام همگام‌سازی مشکلی رخ داده است.

استفاده ازمنو وتنظیمات دراپ باکس

برای دسترسی به منوی تنظیمات دردراپ باکس بعدازاینکه واردحساب کاربری خودشدیدلازم است که رویPreference کلیک کنید.دراین بخش بهتراست که سربرگGeneralراهمیشه فعال نگهداریدتابه این ترتیب فایلهای شماهمیشه به صورت خودکارهمگام‌سازی شوند.اگراین گزینه برای شمافعال نبودبایدبصورت دستی آن رافعال کنید.برای اینکارلازم است به بخشBandwidthبرویدوپهنای بانددراپ باکس رابرای دانلودوآپلوداطلاعات افزایش دهید.
یکیدیگر ازگزینه‌های موجوددربخش تنظیمات دراپ باکس،Selective sync است.دراین بخش میتوانیدفایلهای خاصی راذخیره کنیدکه فضای بسیارکمتری ازسیستم شما رااشغال میکند.

اگرازنسخه پولی آن استفاده کنیدفایلهای موجود درفضای ابری سیستم شما،فضای هاردرااشغال نمیکنند.

استفاده ازسرویس دراپ باکس درگوشیهای اندروید وآیفون

برای اینکه بتوانید ازدراپ باکس روی گوشیهای اندرویدونسخه iosاستفاده کنیدلازم است،ابتدا اپلیکیشن دراپ باکس راازapp storeیاgoogle storeدانلودکنید.سپس باورودبه اپلیکیشن به اکانت خودواردشوید،اگربرای اولین باراست که ازاین برنامه استفاده میکنیدبایدحساب کاربری برای خودرادراین اپلیکیشن بسازید.بعدازاینکه وارداپلیکیشن شدید،درقسمتhome آن میتوانیدتمام رویدادهای اخیررامشاهده کنید.زمانیکه واردبخش homeاین اپلیکیشن میشویدباسه گزینهfiles، photosوoffline روبه روخواهید شد.

Files:دراین بخش شمامیتوانیدتمام قابلهای موجوددردراپ باکس رامشاهده کنید.تمامی فایلها دراین بخش مرتب شده هستندوفایلهای متنی وتصویری ازیکدیگرجداشده‌اند.

Photos:بیشترکاربران به منظورتهیه نسخه پشتیبان ازعکسهای خود،ازدراپ باکس استفاده میکنند.این گزینه این اجازه رابه شمامیدهدتابراحتی وبدون دردسر به عکسهادسترسی داشته باشید.

Offline:دربسیاری ازمواقع شمافولدرهایی رانیازداریدبطوریکه،درزمان آنلاین نبودن هم باید به آنهادسترسی داشته باشید.دراین بخش‌ فایلهایی راکه فرددرحالت آفلاین به آنهانیازداردبارگذاری شده است.به این صورت که بدون نیازبه اینترنت میتوانیدازآن استفاده کنید.

درگوشه پایین سمت راست یاسمت چپ صفحه یک آیکون آبی رنگ وجودداردکه باانتخاب آن واردبخش پاپ آپ خواهیدشد.این بخش برای بارگذاری فایل،تصویروویدئو طراحی شده است،اگرقصدداریدتایک فایل رادردراپ باکس بارگذاری کنید کافی است که تنهاروی قسمت upload files، upload photo or videoکلیک کنید.سپس برای کامل شدن آن پس ازانتخاب تصاویرمیتوانیدرویnextیاuploadکلیک کنید.اگرشک داریدکه فایل موردنظرشماآپلود شده است یاخیرمیتوانیدروی گزینه uploadکلیک کنیدوفرآیندآپلودشدن عکسها وفایلها رامشاهده کنید.اگرمیخواهیدنام فایل راتغییردهیدبهتراست اینکار راقبل ازآپلودانجام دهید.

ذخیره‌سازی تصاویر دوربین گوشی در دراپ باکس

برای ذخیره‌سازی تصاویردوربین گوشی روی دراپ باکس درنسخه اندرویدیاiosکافی است که روی عکس موردنظردستتان رانگهداریدسپس ازمنوی ظاهرشده گزینهsave to camera rollراانتخاب کنید.این گزینه ممکن است درسیستم عامل اندرویدیاiosکمی متفاوت باشد.البته دراپلیکیشن دراپ باکس قسمتی بنام camera uploadوجودداردکه میتواندبصورت خودکارتصاویر راروی حساب کاربری دراپ باکس ذخیره کند.درکنارذخیره کردن عکسها گزینه‌ای برای ذخیره کردن ویدئوها وجود داردکه میتوانیدازآن نیزاستفاده کنید.برای اینکار کافیست به بخش settingبرویدوتیک گزینه‌های موردنظر راروشن کنید.
البته اپلیکیشن دراپ باکس تنهاگزینه برای بکاپ‌گیری ازتصاویرشمانیست،درصورت نیازمیتوانیدازدیگربرنامه‌ها نیزاستفاده کنید.

ویژگیهای پیشرفته‌ی دراپ‌باکس

دراپ باکس ویژگیهای پیشرفته‌ای داردکه اگرباآنهاآشناشویدشایددیگرنیازی به استفاده ازدیگربرنامه‌های کاربردی دراین زمینه نداشته باشید.درادامه باماهمراه باشیدتاباویژگیهای پیشرفته دراپ باکس بیشترآشناشوید:

• به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها دردراپ باکس
  دراین برنامه هم میتوانید درصورت نیازفایلهای خودرابادیگرکاربران به اشتراک بگذارید.اگرازنسخه ویندوزیااندرویدآن استفاده میکنیدنوع استفاده ومراحل اشتراک‌گذاری تقریبابه یک شکل است،میتوانیدفایلهای موردنظرخودرادرفضای ابری به اشتراک بگذارید.برای اینکاربایدروی فایل موردنظرخوددردراپ باکس کلیک کرده وگزینهshareراانتخاب کنید.بااستفاده ازاین گزینه میتوانیدفایل رابصورت ایمیل ارسال کنیدیاآن رابادیگران به اشتراک بگذارید.
  علاوه براین موضوع میتوانیدمشخص کنیدکه چه کاربرانی ازفایل ارسال شده دیدن کنند،دردراپ باکس حتی افرادیکه فاقدحساب کاربری هستندهم میتوانندبه این فایل دسترسی پیداکنندالبته درصورتیکه شمااجازه دسترسی رابه آنها داده باشید.
• دریافت فایلها دردراپ باکس
  یکیدیگرازویژگیهای پیشرفته دراپ باکس،قابلیت دریافت فایل ازکاربران دیگراست.دراپ باکس این امکان رادراختیارکاربرقرارداده است که باوجودنداشتن حساب کاربری بتواندفایل موردنظرخود راارسال کند.این قابلیت درشرکتهای بزرگ برای جمع‌آوری داده‌ها واطلاعات بسیارکاربردی است.مراحل ارسال فایل بشرح زیراست:
  • ابتداازقسمتFile requestsگزینه File راانتخاب کنید.
  • سپس روی گزینهCreate a file requestکلیک کنید.بعدازآن سه تیترحداکثرمهلت دریافت،عنوان سندوپوشه‌ای که میخواهیدفایل درآن ذخیره شود درصفحه نمایش داده میشوند.
  • بعدازاین بخش روی گزینهNextکلیک کنید،سپس لینکی دراختیارشماقرارمیگیردومیتوانیدآن رابادیگرکاربران به اشتراک بگذارید.
•  بازیابی نسخه‌ی قبلی فایلها
  دربسیاری ازمواقع مشکلاتی درفایل ایجادمیشودکه نیازاست به نسخه قبلی آن دسترسی داشته باشید،دراین حالت بهتراست ازبازیابی نسخه‌های قبلی استفاده کنید.اینکار روی نسخه ویندوزدراپ باکس قابل اجرااست.برای بازیابی ابتدابایدروی سه نقطه موجودروی صفحه کلیک کرده وعبارت Version historyراانتخاب کنید.دراین قسمت میتوانیدتمام تغییراتی که دراین فایل در۳۰روزاخیرانجام داده‌ایدراببینید.حال هرکدام ازفایلها راکه لازم داشته باشیدمیتوانیدبازیابی کنید.امااین پایان راه نیست،بسیاری ازافرادبه ناگاه فایلی راپاک میکننداگرنیازداشتیدکه به فایلهای پاک شده اخیردسترسی پیداکنیدکافیست سربرگ Deleted filesراانتخاب کنید.دراین بخش میتوانیدتمام فایلهای پاک شده در۳۰روز اخیر راببینید.
  امااگرویندوزشما آلوده به ویروس شودوهمه‌ی فایلهابطورناخواسته پاک شوند،چه راهی برای احیا آنهاوجوددارد؟
  بایدبگوییم که نبایدنگران این موضوع باشید،دراپ باکس برای این مشکل هم راهکاری درنظرگرفته است.دراین شرایط میتوانیدازویژگیDropbox Rewindاستفاده کنید.بااستفاده ازاین بخش تمام اطلاعات ازدست رفته شمابازگردانده خواهدشد.امااین ویژگی تنهابرای افرادی قابل استفاده است که ازنسخه پولی آن استفاده کنند،درصورت استفاده ازطرح رایگان دراپ باکس اجازه دسترسی به این بخش رانمیدهد.
• استفاده ازابزارویرایش اسناد دراپ باکس
  یکیدیگرازقابلیتهای دراپ باکس،استفاده ازابزارویرایش اسنادpaperاست.این ابزارازلحاظ نحوه استفاده و کاربردی که دارد بسیار شبیه به Google Docs است. در واقع این ابزار ویرایش فرصت ایجاد سند و همکاری با دیگران را برای شما فراهم می‌کند، به دلیل ناشناخته بودن در حال حاضر بسیاری از کاربران از این بخش استفاده زیادی نمی‌کنند و بیشتر از ابزارهای شناخته شده برای ویرایش اسناد خود استفاده می‌کنند.

ایجاد حساب‌ کاربری کاری در دراپ باکس

اگر شما در شرکتی کار می‌کنید که باید دیگر کارمندان هم به دراپ باکس دسترسی داشته باشند، لازم است که یک حساب کاربری کاری ایجاد کنید. به این ترتیب کارمندان هم می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. اما چگونه باید این حساب را ایجاد کرد؟

1. در اولین مرحله از قسمت personal که در قسمت پایین سمت چپ قرار گرفته است گزینه Add a free work Dropbox را انتخاب می‌کنید.
2. در مرحله بعد روی عبارت Create work Dropbox کلیک کرده و اگر می‌خواهید همین حساب را به یک حساب کاری تبدیل کنید روی عبارتConvert my Dropbox into a work Dropbox کلیک کنید، در غیر اینصورت می‌توانید با کلیک روی گزینه Add a new work Dropbox یک حساب کاربری جدید بسازید.
3. بعد از این مرحله یک شیت برای شما باز می‌شود که در آن اطلاعاتی چون نام کارمندان، نام حساب کاربری، آدرس ایمیل کاربران جهت دعوت به دراپ باکس و نحوه پیوستن کاربران به دراپ باکس قرار گرفته است. بعد از اینکه این اطلاعات را با دقت پر کردید گزینه Create work Dropbox را انتخاب کنید.
4. حال این پوشه ایجاد شده می‌تواند شامل اطلاعات مالی شرکت یا برای پروژه‌ای خاص باشد.
5. برای دیدن نام پوشه می‌توانید روی دکمهview  کلیک کنید.

حذف فایل از دراپ باکس

معمولا همیشه برای امنیت بیشتر به کاربران پیشنهاد می‌کنیم که فایل‌های مالی مهم شرکت را در اینترنت و فضای مجازی به اشتراک نگذارند. اما در صورتی که فایل مهمی را در دراپ باکس به اشتراک گذاشتید می‌توانید در صورت تمایل و برای امنیت بیشتر آن را حذف کنید. سیستم دراپ باکس یک سیستم خارجی است و به همین دلیل نمی‌توان صددرصد به آن اعتماد کرد که به طور کامل فایل مورد نظر از حافظه پاک شود. زمانی که یک فایل در دراپ باکس آپلود می‌شود، این فایل هم در سیستم فرد هم در حافظه دراپ باکس ذخیره خواهد شد. اگر قصد دارید آن را پاک کنید باید از حافظه دراپ باکس هم آن را کامل حذف کنید.

حذف کش دراپ باکس در اندروید

برای پاک کردن فایل مورد نظر در بخش کش دراپ باکس باید به نرم‌افزار آن مراجعه کنید. به همین دلیل بهتر است یا از سیستم اندروید یا ios استفاده کنید. در نرم‌افزار دراپ باکس به قسمت منو رفته و گزینه تنظیمات را انتخاب کنید. در این بخش باید به دنبال گزینهClear Cache باشید. با انتخاب آن حافظه پنهان برنامه دراپ باکس به طور کامل پاک می‌شود.

آموزش پاک کردن حافظه نهان و کامل فایل Dropbox در آی پد

برنامه دراپ باکس قابلیت آن را دارد تا فایل‌های موجود در حافظه پنهان را به صورت آفلاین برای کاربران نمایش دهد. اگر حافظه پنهان خود را پاک کنید در صورتی که آفلاین باشید نمی‌توانید به آن دسترسی پیدا کنید. اما در آی پد برنامه طور دیگری است، در آی پد باید روی گزینه  Remove from Device کلیک کنید تا از حافظه پنهان حذف شود. باز هم این گزینه نمی‌تواند فایل شما را از حافظه دراپ باکس حذف کند. اگر می‌خواهید به طور کامل آن را پاک کنید باید روی گزینه DELETE کلیک کنید، به این ترتیب فایل به طور کامل از حافظه دراپ باکس حذف خواهد شد.
در قسمت Folder Settings  فولدر دیگری وجود دارد که به آن Delete Folder می‌گویند.

حذف کش و کامل فایل در دراپ باکس از طریق iPhone

نحوه پاک کردن فایل از روی دستگاه iphone کمی با سایر روش‌ها متفاوت است. در حالت آفلاین برای پاک کردن فایل روی گزینه Remove from Device کلیک کنید. برای اینکه فایل مورد نظر شما روی تمام دستگاه‌ها پاک شود باید گزینهDelete  را انتخاب کنید. با انجام این کار فایل مورد نظر روی تمام دستگاه‌های متصل و دراپ باکس‌ها حذف خواهد شد. اگر قصد پاک کردن یک فولدر را دارید بهتر است از گزینه Delete Folder استفاده کنید.

آموزش حذف، تغییر نام و ایجاد گروه در دراپ باکس

دراپ باکس این قابلیت را در اختیار کاربران قرار داده است تا بتوانند برای فعالیت تیمی و گروهی، در دراپ باکس گروه تشکیل دهند. برای ساخت گروه ابتدا باید یک حساب کاربری داشته باشید در قسمت پایین صفحه روی گزینه تیم کلیک کنید. سپس عبارت Create Group را انتخاب کرده و نام گروه خود را مشخص کنید. بعد از ساخت گروه به راحتی می‌توانید اعضای تیم خود را انتخاب کنید. اگر بعد از انتخاب تیم خواستید نام گروه را تغییر دهید کافیست روی عبارت Groups and Members کلیک کرده و گزینه Rename Group را انتخاب کنید.

اما برای حذف گروه باید چه کاری انجام داد؟ آیا امکان حذف کردن گروه وجود دارد؟ بله تنها کافیست برای حذف گروه به راهنمای زیر توجه کنید:

Team Name à Groups and Members à Delete group à Delete

آموزش اضافه کردن و حذف اعضا از گروه

برای اینکه بتوانید تعداد اعضای گروه را اضافه کنید به حساب کاربری خود وارد شوید و سپس روی نام گروه کلیک کرده و گزینه Groups And Members را انتخاب کنید. سپس گزینه Add Members را انتخاب کرده و اعضایی را که قصد به گروه اضافه کنید را add کنید.

برای حذف کردن اعضا هم باید ابتدا روی گزینه Groups And Members کلیک کنید، بعد از انتخاب گروه مورد نظر روی گزینهRemove User  کلیک کنید و اعضایی را که قصد داریم در گروه نباشند حذف کنید.

نحوه اشتراک‌گذاری در دراپ باکس با وب، کامپیوتر و موبایل

دراپ باکس هم همانند برنامه‌های کاربردی دیگر این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا بتوانید فایل‌های مورد نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. این کار تنها محدود به کاربرانی نمی‌شود که در دراپ باکس هستند، کاربرانی که در دراپ باکس نیستند هم می‌توانند از این ویژگی استفاده کنند. از دیگر ویژگی‌های دراپ باکس می‌توان به این موضوع اشاره کرد که شما می‌توانید انتخاب کنید که افراد دیگر هم بتوانند فایل مورد نظر را ویرایش کنند و تغییراتی در آن ایجاد کنند یا نه!

• نحوه اشتراک‌گذاری با وب: ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید، سپس با انتخاب گزینه Files  در سمت چپ، آن را به اشتراک بگذارید.
•  نحوه اشتراک‌گذاری با کامپیوتر: در سیستم ویندوز هم فایل مورد نظر را انتخاب کنید و با وارد کردن ایمیل فرد مورد نظر، فایل را به اشتراک بگذارید.
• نحوه اشتراک‌گذاری با موبایل: به قسمت فایل در دراپ باکس رفته و سپس فایل‌هایی که قصد اشتراک گذاری آن‌ها را دارید انتخاب کنید. بعد از آن ایمیل فرد مورد نظر را وارد کرده و فایل را به اشتراک بگذارید.